Giải pháp điểm danh & xác định túc số Đại hội cổ đông, Cuộc họp bằng mã QR qua Zalo
Chuẩn hóa khâu đón tiếp và kiểm tra tư cách đại biểu cho Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), hội nghị hiệp hội và họp giao ban: Gửi giấy mời điện tử qua Zalo, quét QR điểm danh 1 giây, tự động tính túc số theo tỷ lệ biểu quyết và quản lý ủy quyền chặt chẽ.
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), hội nghị người lao động và các kỳ họp hội đồng thường niên là những sự kiện trọng đại mang tính quyết định của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, khâu kiểm tra tư cách cổ đông, tính toán túc số biểu quyết trước giờ khai mạc thường là nguyên nhân chính gây ùn tắc, căng thẳng và khiến chương trình bị chậm trễ hàng giờ đồng hồ.
Điểm danh ZPS dành cho Cuộc họp & Đại hội cung cấp giải pháp số hóa toàn diện từ khâu gửi giấy mời điện tử, check-in quét QR trong 1 giây, đến việc tự động tính toán tỷ lệ túc số theo cổ phần biểu quyết theo thời gian thực.
1. Nỗi đau của Ban tổ chức các kỳ đại hội & cuộc họp lớn
- Ùn tắc nghiêm trọng tại quầy đón tiếp: Hàng trăm cổ đông đến sát giờ khai mạc khiến ban kiểm tra tư cách đại biểu quá tải vì phải đối chiếu thủ công CMND/CCCD với sổ đăng ký cổ đông.
- Tính toán túc số biểu quyết chậm trễ: Mỗi cổ đông nắm giữ số lượng cổ phần khác nhau; việc tính toán tổng tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết tham dự họp bằng máy tính tay rất dễ sai sót và làm trễ giờ khai mạc theo luật định.
- Quản lý giấy ủy quyền phức tạp: Việc ủy quyền qua nhiều cấp hoặc ủy quyền một phần cổ phần rất khó kiểm soát nếu thực hiện trên giấy tờ rời rạc.
- Chi phí in ấn giấy mời và tài liệu tốn kém: Hàng nghìn bộ hồ sơ in màu gửi bưu điện vừa lãng phí ngân sách vừa dễ thất lạc.
2. Tính năng đột phá cho Cuộc họp & Đại hội cổ đông
2.1. Giấy mời điện tử & xác nhận tham dự qua Zalo OA
Ban tổ chức gửi giấy mời điện tử đích danh đến từng cổ đông hoặc thành viên qua Zalo Official Account. Người nhận chỉ cần mở tin nhắn Zalo, xem chi tiết chương trình, tài liệu họp và bấm "Xác nhận tham dự" hoặc "Ủy quyền dự họp" trong 1 chạm. Ban tổ chức nắm rõ danh sách tham dự dự kiến trước ngày đại hội.
2.2. Điểm danh quét QR siêu tốc dưới 1 giây
Tại ngày diễn ra đại hội, cổ đông chỉ cần đưa mã vé QR trên Zalo cho lễ tân quét, hoặc mở Zalo quét mã QR hiển thị trên màn hình đón tiếp. Hệ thống nhận diện danh tính cổ đông ngay lập tức, in thẻ đại biểu tự động nếu cần.
2.3. Tự động xác định túc số theo tỷ lệ cổ phần thời gian thực
Đây là tính năng cốt lõi được các tổng công ty và ngân hàng đánh giá rất cao. Ngay khi từng cổ đông quét mã, hệ thống tự động cộng dồn số cổ phần biểu quyết và hiển thị tỷ lệ túc số trực tiếp trên màn hình đoàn chủ tọa (ví dụ: "68.5% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết đã có mặt - Đủ điều kiện tiến hành đại hội").
2.4. Quản lý ủy quyền biểu quyết minh bạch
Hệ thống cho phép cổ đông khai báo thông tin người được ủy quyền kèm ảnh chụp giấy tờ ủy quyền trực tiếp trên Zalo Mini App. Ban kiểm tra tư cách đại biểu có giao diện kiểm tra và phê duyệt nhanh chóng, tránh mọi tranh chấp pháp lý sau đại hội.
2.5. Xuất biên bản kiểm tra tư cách đại biểu tức thì
Chốt phiên đón tiếp, hệ thống xuất ngay biên bản kiểm tra tư cách cổ đông theo mẫu chuẩn của doanh nghiệp, đầy đủ danh sách cổ đông trực tiếp, cổ đông ủy quyền và tổng số phiếu biểu quyết để chủ tọa công bố khai mạc.
3. Bảng giá các gói dành cho Cuộc họp & Đại hội
| Gói dịch vụ | Quy mô thành viên | Số cuộc họp / tháng | Giá 1 tháng | Giá 12 tháng (Tiết kiệm nhất) | Tính năng nổi bật |
|---|---|---|---|---|---|
| Dùng thử 14 ngày | Đến 50 người | 20 phiên | 0 ₫ | – | Đầy đủ QR, giấy mời Zalo, tính túc số, tự tạo tài khoản dùng ngay. |
| Cuộc họp – Cơ bản | Đến 300 thành viên | 100 cuộc họp | 790.000 ₫ | 7.900.000 ₫ | Giấy mời Zalo OA, tính túc số đầu người hoặc trọng số, 10 phòng họp. |
| Cuộc họp – Nâng cao (Khuyên dùng) | Đến 2.000 thành viên | 500 cuộc họp | 1.990.000 ₫ | 19.900.000 ₫ | Đại hội đến 2.000 đại biểu, tính túc số theo cổ phần, duyệt xin vắng, 30 phòng họp, 10.000 tin OA. |
| Cuộc họp – Tập đoàn | Không giới hạn | Không giới hạn | Liên hệ báo giá | Triển khai trên máy chủ riêng, kỹ thuật viên ZPS túc trực hỗ trợ trực tiếp tại các kỳ đại hội. | |
4. Trải nghiệm thực tế tại Ngân hàng MB Bank
ZPS tự hào đồng hành cùng Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB Bank) triển khai hệ thống điểm danh cuộc họp và hội nghị bằng mã QR Code, quản lý danh sách hàng nghìn cán bộ nhân viên tham dự chính xác, xóa bỏ hoàn toàn hàng dài chờ đợi.