Hầu hết mỗi trường học ở các cấp tiểu học, trung học, trung học phổ thông hay đại học đều phải có một thư viện. Đầu sách trong thư viện ngày càng nhiều dẫn đến tình trạng quản lý sách, cho thuê mượn sách hàng ngày sẽ tăng độ khó lên nếu vẫn duy trì các phương pháp quản lý truyền thống.
Xã hội hiện đại, thư viện hiện đại cũng rất cần một cách quản lý hiện đại nhờ vào kho học và công nghệ thông tin. Nối cách khác con người sẽ không phải can thiệp quá nhiều vào các khâu quản lý, phân loại mà sẽ được tự động hóa hoàn toàn trong các hoạt động sẽ diễn ra ở thư viện.
Thời gian trở lại đây, một số thư viện đã đón đầu xu hướng thể hiện ở việc trải nghiệp phần mềm Library System hay còn goi là hệ thống quản trị. Cốt lỗi để hoạt động được phần mềm này chính là máy quét mã số mã vạch. Không quá lời khi nói máy quét mã vạch chính là một thủ thư làm việc hết công suất để quản lý sách và thẻ thư viện. Qúa trình thống kê, phân loại sách nhập kho, sách xuất kho trở nên tiện lợi, nhanh chóng và chính xác hơn nhiều so với trước kia.
Chúng ta có thể hình dung cách hoạt động của mã vạch như sau. Trước khi đưa sách nhập kho, nhân viên sẽ dán cho mỗi quyển sách một tem mã, mã này chính là tên đại diện của sách đó luôn, không tem nào trùng với tem nào. Sau đó sẽ nhập cơ sở dữ liệu của mỗi cuốn vào trong máy tính. Dữ liệu trong máy tính kết hợp cũng mã số mã vạch sẽ giúp cho công tác nghiệp vụ thư viện thêm nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
Độc giả muốn mượn sách thay vì phải mất nhiều thời gian ghi thông tin cá nhân, thông tin quấn sách lên các phiếu khai thì giờ đây những thủ tục ấy được bỏ hết. Chỉ cần xuất trình thử thư viện, trong thẻ thư viện mỗi người cũng có mã vạch. Đưa mã vạch đó vào phần Scan thì mọi thông tin khách hàng sẽ hiện ra đầy đủ. Việc trả sách cũng tương tự như mượn sách. Thủ thư chỉ cần đưa mã vạch của cuốn sách và mã vạch của thẻ thư viện qua máy đọc mã vạch là xong thủ tục trả sách. Không mất thời gian, không tốn công sức, tránh sai sót trong các khâu..là những ưu điểm vượt trội của việc ứng dụng mã vạch trong quản lý thư viện.
