Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ bằng mã vạch qr-code

Ngôi sao không hiệu lựcNgôi sao không hiệu lựcNgôi sao không hiệu lựcNgôi sao không hiệu lựcNgôi sao không hiệu lực
 

Sử dụng tài sản sao cho hiệu quả, không lãng phí và tránh thất thoát là điều doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Phần mềm quản lý tài sản là cánh tay đắc lực giúp công tác sử dụng, quản lý, điều chuyển tài sản luôn được thực hiện hiệu quả.

Tuy là những vật dụng hữu hình có thể nhìn thấy, việc quản lý tài sản được cho là dễ dàng, thế nhưng thực trạng đáng báo động tại nhiều tổ chức buộc nhà lãnh đạo phải xem lại cách quản lý, sử dụng tài sản tại đơn vị mình:

  • Thất thoát tài sản trong quá trình sử dụng, điều chuyển tài sản
  • Tài sản không được bảo trì, bảo dưỡng hàng năm dẫn đến thời gian sử dụng ngắn hạn, nhanh hư hỏng
  • Mua sắm tài sản mới khi nhiều tài sản cũ còn sử dụng tốt, bỏ ngỏ không được tận dụng
  • Cấp phát tài sản một cách lãng phí, thiếu chặt chẽ & tiết kiệm
  • Không quản lý đầy đủ danh sách tài sản đang sử dụng, người sử dụng tài sản, vị trí của tài sản nên việc kiểm đếm, tìm kiếm tài sản mất nhiều thời gian…

Thực trạng kể trên gây lãng phí tài nguyên doanh nghiệp, tốn kém nhiều chi phí hàng năm. Với những doanh nghiệp vừa & lớn, quản lý tài sản không chặt chẽ có thể khiến công ty thất thoát hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng mỗi năm bởi việc mất mát, hư hỏng tài sản.

Quản lý tài sản là hệ thống quy trình nghiệp vụ giám sát và theo dõi vòng đời của tài sản bao gồm cả các tài sản hữu hình và vô hình. Quy trình quản lý được theo dõi bằng các báo cáo thống kê chi tiết theo giai đoạn gồm các thông số cụ thể như: thông tin chi tiết tài sản, giá trị sản phẩm, theo dõi lịch sử tài sản, phân tích chi tiết vận hành tài sản, thời gian bảo hành bảo dưỡng tài sản,…việc quản lý có thể là một thực thể hoặc một nhóm tài sản.

Định kỳ hoặc bất thường mỗi doanh nghiệp đều phải tiến hành kiểm kê Tài sản cố định (TSCD) và Công cụ dụng cụ (CCDC) để đánh giá hiện trạng của tài sản như: số lượng tài sản thực tế so với sổ liệu trên hệ thống; tài sản hỏng, cần bảo hành, sửa chữa, thay thế, thu hồi, thanh lý…

Kiểm kê tài sản với số lượng lớn và phương pháp thủ công sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều vấn đề và tốn kém rất nhiều chi phí mà vẫn có sai sót kèm theo không tìm ra nguyên nhân tại sao số liệu không khớp

Để nâng cao hiệu quả trong việc kiểm kê, quản lý tài sản, việc sử dụng phần mềm tích hợp mã QR Code định danh trên từng tài sản là phương pháp quản lý mới nhất và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Quản lý tài sản bằng Qr Code là bước đột phá mới trong ứng dụng mã QR, thông qua việc định danh thông tin tài sản và gắn mã QR lên một tài sản hay một nhóm tài sản. Bằng cách sử dụng thiết bị chuyên dụng “quét” mã như Smart Phone, người dùng có thể truy vấn và xử lý các dữ liệu tài sản đã lưu trữ một cách nhanh chóng và chính xác.

So sánh phương pháp quản lý tài sản

 Quản lý tài sản thủ công

Ưu điểm

  • Tiết kiệm chi phí
  • Dẽ dàng bàn giao

Nhược điểm

  • Thực thi trên giấy tờ, biên bản
  • Thao tác ghi chép nhật ký trên giấy
  • Kiểm kê thủ công, khó đối chiếu
Phần mềm quản lý tài sản

Ưu điểm

  • Tạo cơ sở dữ liệu riêng cho từng đơn vị tài sản
  • Dữ liệu được tạo bởi tất cả các bộ phận
  • Thực thi trên thiết bị điện tử, tự động cập nhật
  • Báo cáo thống kê tài sản



So sánh mã vạch và mã QR

Sử dụng mã số mã vạch

Ưu điểm

  • Đơn giản, mã đê đọc
  • Nhiều thiết bị hỗ trợ

Nhược điểm

  • Kích thước mã to, không phù hợp với tài sản kích thước nhỏ
  • Chỉ cần bị xước một vạch là không quét được
  • Không quản lý được cụ thể từng đơn vị tài sản

Sử dụng mã QR

Ưu điểm

  • Các thiết bị điện tử có sẵn hỗ trợ
  • Kích thước linh hoạt, có thể nhỏ đến 8mm vuông
  • Khả năng phục hồi dữ liệu 30%

Áp dụng công nghệ phần mềm và mã qrcode vào hỗ trợ Quản lý tài sản đem lại nhiều lợi ích đến cho cá nhân, tổ chức hay Doanh nghiệp như:

1. Tối ưu hóa thời gian kiểm kê:

Thay vì chỉ thuần túy thủ công trong việc kiểm kê trước đây, phải cầm bảng kê và tích phẩy cùng với việc đếm và kiểm tra tài sản rất mất thời gian thì  giờ chỉ cần sử dụng Smart Phone và “quét” để kiểm kê tài sản.

Thông tin truy vấn tài sản khi quét sẽ được hiển thị và tự động cập nhật vào Bảng kê chi tiết tài sản.

Không chỉ có những cá nhân trực tiếp tham gia kiểm kê, với việc phân cấp phân quyền khi bàn giao tài sản. Trực tiếp cá nhân, nhân viên đang quản lý và sử dụng tài sản sẽ là người kiểm kê và chịu trách nhiệm về tài sản được bàn giao đó. 

2. Tối ưu hóa nhân sự:

Mỗi cá nhân trong doanh nghiệp khi được bàn giao tài sản đều phải có trách nhiệm với tài sản của mình. Giải pháp QR code Quản lý tài sản được xây dựng trên việc nghiên cứu kỹ quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân trong doanh nghiệp đối với Tài sản chung của công ty. 

Trong môi trường làm việc của các Công ty nhà nước hay Tư nhân trước đây đều không đặt cao vấn đề trách nhiệm Nhân sự trong việc quản lý tài sản được bàn giao ban đầu. Đôi khi việc hư hỏng, mất mát hay bảo hành tài sản rất khó khăn do việc truy dấu tài sản khi bàn giao. 

3. Tối ưu hóa giám sát tài sản:

Tài sản được sử dụng Tem Qr Code với mã định danh chứa thông tin chi tiết. Toàn bộ số liệu, thông số kỹ thuật, thời gian bảo hành, thời gian khấu hao đều được nhập liệu và bảo lưu trên hệ thống. 

Với các số liệu dẫn chứng thống kê và lên báo cáo được tự động và lưu trữ và có thể truy vấn, minh bạch các thông tin không chỉ với nhân viên kiểm kê mà cả với các cấp quản lý cũng tham gia, giám sát hoạt động này. Nên việc làm thất thoát, hỏng hóc thậm trí biển thủ tài sản là điều cực kỳ khó khăn. 

Với hai tính năng vận hành cùng nhau Tem QR quản lý và Hệ thống giám sát trong suốt quá trình  hoạt động quản lý tài sản. Đây chắc chắn là giải pháp và công cụ hỗ trợ Doanh nghiệp trong thời gian tơí để giám sát, chống thất thoát, giảm thiểu thiệt hại không đáng có, cũng như tạo môi trường làm việc lành mạnh và hiệu quả hơn.